Wie ästhetische Kliniken ihren Umsatz steigern, ohne mehr Patienten zu gewinnen

Mehr Umsatz beginnt nicht immer mit mehr Patienten

Wenn eine ästhetische Klinik ihren Umsatz steigern möchte, liegt der erste Gedanke häufig bei neuen Patienten. Mehr Reichweite, mehr Werbung, mehr Anfragen und mehr Ersttermine.

Neue Patienten sind wichtig. Sie sind aber nicht der einzige Weg zu mehr Umsatz.

Ein großer Teil des Potenzials steckt häufig bereits im bestehenden Patientenstamm. Patienten, die bereits Vertrauen zur Klinik aufgebaut haben, können erneut behandelt werden, weitere passende Leistungen in Anspruch nehmen oder über einen längeren Zeitraum regelmäßig wiederkommen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Wie gewinnen wir mehr Patienten?

Sondern auch: Wie holen wir mehr aus den Patienten heraus, die bereits da sind?

1. Patienten häufiger zurückbringen

Der einfachste Hebel ist häufig die Wiederkehr.

Eine Klinik mit 1.000 Patienten erzielt beispielsweise einen völlig anderen Umsatz, wenn diese Patienten durchschnittlich einmal oder 1,5-mal pro Jahr kommen.

Bei einem durchschnittlichen Umsatz von 600 Euro pro Termin ergeben sich:

• 1.000 Termine × 600 Euro = 600.000 Euro
• 1.500 Termine × 600 Euro = 900.000 Euro

Die Klinik müsste dafür nicht 500 zusätzliche Neupatienten gewinnen. Entscheidend wäre, dass ein Teil der bestehenden Patienten häufiger wiederkommt.

Gerade in der ästhetischen Medizin gibt es zahlreiche Behandlungen, bei denen Folgebehandlungen oder regelmäßige Termine grundsätzlich eine Rolle spielen. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Injektionsbehandlungen, Hautbehandlungen oder Behandlungskonzepte, die über mehrere Sitzungen aufgebaut werden.

Das Problem ist häufig nicht fehlendes Interesse. Der Patient vergisst die Klinik schlicht zwischen zwei Terminen.

2. Den nächsten Termin bereits mitdenken

Die Patientenbeziehung sollte nicht mit dem Abschluss der Behandlung enden.

Je nach Behandlung kann bereits beim aktuellen Termin festgelegt werden, wann ein weiterer Kontakt sinnvoll ist. Das kann eine Nachkontrolle, eine Nachsorge, eine Folgebehandlung oder eine spätere Auffrischung sein.

Wichtig ist dabei, nicht jeden Patienten mit denselben Nachrichten anzusprechen. Der Zeitpunkt und der Inhalt sollten zur jeweiligen Behandlung und zur bisherigen Patientenbeziehung passen.

Eine strukturierte Nachverfolgung sorgt dafür, dass Patienten nicht einfach aus dem Blickfeld verschwinden.

3. Den Umsatz pro Patient erhöhen

Neben der Anzahl der Termine ist eine zweite Kennzahl entscheidend: der durchschnittliche Umsatz pro Patient.

Angenommen, eine Klinik behandelt 500 Patienten pro Jahr und erzielt durchschnittlich 600 Euro Umsatz pro Patient.

Das entspricht 300.000 Euro Umsatz.

Steigt der durchschnittliche Umsatz pro Patient auf 750 Euro, entstehen bereits 375.000 Euro Umsatz. Die Anzahl der Patienten bleibt dabei unverändert.

Der höhere Patientenwert kann beispielsweise durch zusätzliche Termine, Behandlungspakete oder passende ergänzende Leistungen entstehen.

Dabei sollte es nicht darum gehen, Patienten möglichst viele Leistungen zu verkaufen. Entscheidend ist, die Behandlung am tatsächlichen Ziel des Patienten auszurichten und sinnvolle Optionen verständlich zu erklären.

4. Behandlungspakete statt einzelner Termine

Viele Patienten kommen mit einem konkreten Wunsch in eine ästhetische Klinik. Sie möchten beispielsweise ein bestimmtes Hautbild verbessern, bestimmte Alterserscheinungen reduzieren oder ein insgesamt frischeres Erscheinungsbild erreichen.

Dieses Ziel besteht häufig nicht aus einer einzigen Behandlung.

Je nach individueller Situation kann ein Behandlungskonzept mehrere Termine oder unterschiedliche Leistungen umfassen.

Statt ausschließlich einzelne Behandlungen zu betrachten, können Kliniken deshalb stärker mit langfristigen Behandlungskonzepten arbeiten.

Das schafft für den Patienten einen klareren Plan und kann gleichzeitig dafür sorgen, dass mehr Termine innerhalb der Klinik stattfinden.

5. Inaktive Patienten zurückgewinnen

Ein häufig unterschätzter Umsatzhebel liegt in der eigenen Patientendatenbank.

Viele Kliniken haben Patienten, die bereits einmal oder mehrfach behandelt wurden, sich aber seit Monaten nicht mehr gemeldet haben.

Diese Patienten sind nicht automatisch verloren.

Ein Patient, der die Klinik bereits kennt, unterscheidet sich von einem komplett neuen Lead. Die Klinik hat bereits eine bestehende Beziehung und kennt häufig die bisherige Behandlungshistorie.

Eine gezielte Reaktivierung kann deshalb interessant sein.

Ein einfaches Beispiel:

Eine Klinik hat 2.000 ehemalige Patienten. Davon sind 500 seit längerer Zeit inaktiv.

Wenn 10 Prozent dieser Patienten zurückkehren, sind das 50 zusätzliche Patienten.

Bei einem durchschnittlichen Umsatz von 600 Euro pro Patient wären das:

50 × 600 Euro = 30.000 Euro zusätzlicher Umsatz

Die tatsächliche Reaktivierungsquote hängt natürlich von der Behandlung, dem Zeitraum, der Patientenstruktur und der Kommunikation ab. Die Rechnung zeigt trotzdem, welches Potenzial in einer bestehenden Datenbank stecken kann.

6. Die Kommunikation nach der Behandlung verbessern

Viele Kliniken konzentrieren sich stark auf die Kommunikation vor dem Termin. Nach der Behandlung wird der Kontakt dagegen deutlich weniger strukturiert.

Dabei beginnt genau dort die nächste Phase der Patientenbeziehung.

Eine sinnvolle Kommunikation kann beispielsweise aus folgenden Schritten bestehen:

• Informationen zur Nachsorge direkt nach der Behandlung
• Eine kurze Nachfrage nach einigen Tagen
• Hinweise auf wichtige nächste Schritte
• Eine Erinnerung an einen möglichen Folgetermin
• Eine erneute Kontaktaufnahme zum passenden Zeitpunkt

Nicht jede Nachricht muss manuell verschickt werden. Viele dieser Abläufe lassen sich abhängig von Behandlung und Zeitraum automatisieren.

Entscheidend ist dabei nicht die Anzahl der Nachrichten. Entscheidend ist, dass die Kommunikation einen konkreten Grund hat und zum Patienten passt.

7. No-Shows und ungenutzte Termine reduzieren

Auch ein nicht wahrgenommener Termin wirkt sich direkt auf den Umsatz aus.

Wenn ein Termin kurzfristig abgesagt oder gar nicht wahrgenommen wird und der freie Zeitraum nicht mehr vergeben werden kann, bleibt Behandlungskapazität ungenutzt.

Rechtzeitige Terminerinnerungen können dabei helfen, die Zahl der vergessenen Termine zu reduzieren.

Auch eine gute Vorbereitung des Patienten kann einen Unterschied machen. Je klarer der Patient weiß, wann sein Termin stattfindet und was davor zu beachten ist, desto geringer ist das Risiko, dass der Termin einfach vergessen wird.

8. Patienten langfristig binden

Der wirtschaftliche Wert eines Patienten entsteht nicht zwangsläufig beim ersten Termin.

Ein Patient, der einmal 500 Euro ausgibt und danach nicht wiederkommt, hat einen anderen Wert als ein Patient, der über mehrere Jahre regelmäßig Behandlungen wahrnimmt.

Deshalb sollten Kliniken nicht ausschließlich betrachten, wie viele Patienten sie in einem bestimmten Monat gewinnen.

Interessanter sind unter anderem folgende Fragen:

• Wie viele Patienten kommen nach der ersten Behandlung wieder?
• Wie viele Patienten buchen innerhalb eines Jahres erneut?
• Wie viele Termine nimmt ein Patient durchschnittlich wahr?
• Wie hoch ist der durchschnittliche Umsatz pro Patient?
• Wie viele ehemalige Patienten sind aktuell inaktiv?
• Wie viel Umsatz entsteht durch Bestandskunden?

Diese Kennzahlen zeigen wesentlich besser, wie wertvoll der eigene Patientenstamm tatsächlich ist.

9. Die wichtigsten Kennzahlen kennen

Wer den Umsatz einer ästhetischen Klinik steigern möchte, sollte nicht nur den Gesamtumsatz betrachten.

Einige wenige Kennzahlen können bereits zeigen, wo sich ungenutztes Potenzial befindet.

Wiederkehrquote

Wie viele Patienten kommen nach ihrer ersten Behandlung erneut?

Durchschnittlicher Umsatz pro Patient

Wie viel Umsatz erzeugt ein Patient durchschnittlich innerhalb eines bestimmten Zeitraums?

Umsatz durch Bestandskunden

Wie viel des Gesamtumsatzes stammt von Patienten, die bereits zuvor in der Klinik behandelt wurden?

Durchschnittliche Anzahl der Termine

Wie viele Termine nimmt ein Patient durchschnittlich innerhalb eines Jahres wahr?

Reaktivierungsquote

Wie viele inaktive Patienten kommen nach einer gezielten Ansprache zurück?

No-Show-Rate

Wie viele gebuchte Termine werden nicht wahrgenommen?

Wer diese Zahlen regelmäßig verfolgt, kann gezielter entscheiden, ob zusätzliches Marketing tatsächlich notwendig ist oder ob zunächst mehr aus dem bestehenden Patientenstamm herausgeholt werden kann.

Ein einfaches Rechenbeispiel

Eine Klinik hat 1.000 Patienten und erzielt durchschnittlich 600 Euro Umsatz pro Patient.

Das entspricht 600.000 Euro Umsatz.

Jetzt verbessert die Klinik drei Bereiche:

• 100 Patienten kommen für einen weiteren Termin zurück.
• Bei 200 Patienten steigt der durchschnittliche Umsatz um 150 Euro.
• 20 ehemalige Patienten werden erfolgreich reaktiviert.

Das ergibt:

• 100 × 600 Euro = 60.000 Euro
• 200 × 150 Euro = 30.000 Euro
• 20 × 600 Euro = 12.000 Euro

In diesem vereinfachten Beispiel entstehen dadurch 102.000 Euro zusätzlicher Umsatz, ohne dass 170 neue Patienten über Werbung gewonnen werden mussten.

Die Zahlen sind natürlich nur ein Rechenbeispiel. Die tatsächlichen Werte unterscheiden sich je nach Klinik, Behandlungsspektrum und Patientenstruktur.

Wo digitale Systeme unterstützen können

Viele dieser Prozesse lassen sich manuell organisieren. Bei einer kleinen Patientenzahl kann das funktionieren.

Mit zunehmender Größe wird es allerdings schwierig, den Überblick zu behalten.

Welche Patienten waren seit sechs Monaten nicht mehr da? Bei wem steht eine Folgebehandlung an? Wer sollte nach einer bestimmten Behandlung kontaktiert werden? Welche Patienten haben ihren Termin nicht wahrgenommen?

Digitale Systeme können diese Abläufe strukturieren und teilweise automatisieren.

Eine eigene Patienten-App kann beispielsweise Termine verwalten, Erinnerungen verschicken, Informationen zur Nachsorge bereitstellen und Patienten zu einem passenden Zeitpunkt erneut ansprechen.

Auch Reaktivierungskampagnen für inaktive Patienten lassen sich automatisiert durchführen.

KundenLoop setzt genau an diesem Punkt an: Kliniken können bestehende Patienten nach definierten Zeiträumen automatisch wieder erreichen und beispielsweise an mögliche Folgebehandlungen oder einen neuen Termin erinnern.

Das Ziel sollte dabei nicht sein, möglichst viele Nachrichten zu verschicken. Es geht darum, den richtigen Patienten zum richtigen Zeitpunkt nicht aus dem Blick zu verlieren.

Mehr Umsatz ohne mehr Neupatienten: Die wichtigsten Hebel

Für ästhetische Kliniken ergeben sich damit mehrere Möglichkeiten, den Umsatz aus dem bestehenden Patientenstamm zu erhöhen:

• Patienten häufiger zu Folgeterminen bringen
• Behandlungskonzepte statt ausschließlich Einzeltermine anbieten
• Inaktive Patienten gezielt reaktivieren
• Die Kommunikation nach der Behandlung strukturieren
• No-Shows und ungenutzte Termine reduzieren
• Den durchschnittlichen Umsatz pro Patient erhöhen
• Wiederkehr und Patientenbindung systematisch messen

Fazit

Wachstum bedeutet nicht automatisch, jeden Monat mehr Neupatienten gewinnen zu müssen.

Eine ästhetische Klinik kann ihren Umsatz auch steigern, indem sie den bestehenden Patientenstamm besser nutzt. Mehr Wiederkehr, sinnvoll geplante Folgebehandlungen, reaktivierte Patienten und eine strukturierte Kommunikation können dabei einen erheblichen Unterschied machen.

Bevor das Marketingbudget erhöht wird, lohnt sich deshalb ein Blick auf die eigenen Zahlen.

Wie viele Patienten kommen wieder? Wie viel Umsatz erzeugt ein Patient durchschnittlich? Und wie viele ehemalige Patienten könnten eigentlich noch einmal kommen?

Wer diese Fragen beantworten kann, kennt einen großen Teil seines Wachstumspotenzials bereits.